Es gibt zwei Wege, und die Wahl zwischen ihnen ist die eigentliche Frage. Sie hängt an einer einzigen Bedingung: Hat die andere Person ein Konto bei calendar.ck71 — oder soll sie keines brauchen?
| Einladung | Zugriffslink | |
|---|---|---|
| Die andere Person braucht ein Konto | ja | nein |
| Kann Termine eintragen | ja, je nach Rolle | nein, nur ansehen |
| Sieht den Kalender in ihrer eigenen Übersicht | ja | nein, nur über den Link |
| Zugriff endet | wenn Sie sie entfernen | wenn Sie den Link widerrufen oder er abläuft |
| Passwort möglich | — (das Konto ist der Schutz) | ja |
| Gedacht für | Kolleginnen, Familie, alle, die mitarbeiten | Kunden, Vertretung, Steuerbüro, alle, die nur hineinsehen |
Kurz: Wer mitarbeitet, wird eingeladen. Wer nur hineinsehen soll, bekommt einen Link.
Beides finden Sie im Kalender in der Leiste am Rand unter Mitglieder und Zugriffslinks. Beides darf nur, wer im Kalender Administrator ist.
Die drei Rollen
| Rolle | Darf |
|---|---|
| Betrachter | den Kalender ansehen |
| Bearbeiter | zusätzlich Termine anlegen und ändern |
| Administrator | zusätzlich Termine löschen, andere einladen, Rollen ändern, Zugriffslinks anlegen und den Kalender löschen |
Wer einen Kalender anlegt, ist darin Administrator.
Eine Rolle gilt je Kalender, nicht für Ihr Konto. Dieselbe Person kann in einem Kalender Bearbeiterin sein und in einem anderen nur zusehen.
Weg 1 — Jemanden einladen
Mitglieder → Einladen. E-Mail eintragen, Rolle wählen, abschicken. Die eingeladene Person bekommt eine Mail mit einem Link.
Drei Dinge, die dabei regelmässig für Rückfragen sorgen:
Die Einladung läuft nach sieben Tagen ab. Danach führt der Link ins Leere. Sie können jederzeit erneut einladen.
Die E-Mail-Adresse muss genau stimmen. Angenommen wird die Einladung nur von einem Konto mit derselben Adresse. Wer sich mit einer anderen Adresse anmeldet — privat statt geschäftlich zum Beispiel —, bekommt eine Fehlermeldung statt des Kalenders. Fragen Sie im Zweifel vorher nach, mit welcher Adresse die Person sich anmeldet.
Ein Konto ist nötig. Wer noch keines hat, legt beim Annehmen eines an. Das ist kostenlos. Soll die andere Person gar kein Konto anlegen müssen, ist der Zugriffslink der richtige Weg.
Offene Einladungen stehen unter Offene Einladungen und lassen sich dort widerrufen, solange sie noch niemand angenommen hat.
Wie viele Mitglieder möglich sind
Im Free-Tarif sind es drei je Kalender — Sie eingerechnet. Ab Pro gibt es keine Grenze.
Zwei Feinheiten dazu:
- Offene Einladungen zählen mit. Drei Mitglieder sind auch dann erreicht, wenn einer davon noch gar nicht angenommen hat.
- Es zählt der Tarif desjenigen, dem der Kalender gehört — nicht der der Eingeladenen. Wer Pro hat, kann beliebig viele Personen in seinen Kalender holen, auch wenn diese selbst Free nutzen.
Weg 2 — Einen Zugriffslink geben
Zugriffslinks → Neuer Link. Sie bekommen eine Adresse, die Sie weitergeben. Wer sie öffnet, sieht den Kalender — ohne Anmeldung, ohne Konto.
Ein solcher Link zeigt den Kalender nur an. Termine eintragen oder ändern kann darüber niemand.
Zwei Einstellungen dazu, beide optional:
Passwort. Der Link fragt dann beim Öffnen danach. Sinnvoll, wenn die Adresse per Mail durch mehrere Hände geht.
Ablaufdatum. Danach funktioniert der Link nicht mehr. Praktisch für eine Vertretung, die nur über den Urlaub hinweg hineinsehen soll.
Jeder Link lässt sich jederzeit widerrufen. Er ist danach sofort tot; wer ihn gespeichert hat, kommt nicht mehr hinein. Legen Sie lieber mehrere Links an — einen je Empfänger —, dann können Sie einzeln widerrufen, ohne allen anderen den Zugang zu nehmen.
Abo-Adresse für Kalenderprogramme
Neben jedem Link steht Abo-Adresse. Damit abonniert die andere Person Ihren Kalender in Google Kalender, Apple Kalender, Outlook oder Thunderbird — die Termine erscheinen dort neben ihren eigenen und aktualisieren sich von selbst.
Auch das ist ausschliesslich lesend.
Zusammen mit einem Passwort geht das nicht. Ein Kalenderprogramm ruft die Adresse im Hintergrund ab und kann niemanden nach einem Passwort fragen. Wenn Sie ein Passwort setzen, ist die Abo-Adresse für diesen Link nicht mehr verfügbar. Wer beides braucht, legt zwei Links an.
Mitglieder verwalten
Unter Mitglieder stehen alle, die Zugriff haben. Als Administrator können Sie dort die Rolle ändern oder jemanden entfernen. Beides wirkt sofort.
Sie selbst können denselben Weg nehmen, um einen fremden Kalender zu verlassen — die Schaltfläche heisst dann Austreten.
Der letzte Administrator lässt sich nicht entfernen und nicht herabstufen. Sonst gäbe es einen Kalender, den niemand mehr verwalten kann. Wenn Sie einen Kalender abgeben wollen, machen Sie die andere Person zuerst zum Administrator und treten dann selbst aus.
Wenn etwas klemmt
| Beobachtung | Wahrscheinliche Ursache |
|---|---|
| Die Einladung wird nicht angenommen | Die Person meldet sich mit einer anderen E-Mail-Adresse an als der eingeladenen |
| „Einladung ist abgelaufen" | Älter als sieben Tage — einfach neu einladen |
| „Für diese E-Mail gibt es bereits eine offene Einladung" | Die erste ist noch offen. Unter „Offene Einladungen" widerrufen und neu einladen |
| Es lässt sich niemand mehr einladen | Grenze des Free-Tarifs erreicht; offene Einladungen zählen mit |
| „Mitglieder" und „Zugriffslinks" fehlen | Sie sind in diesem Kalender nicht Administrator |
| Die Schaltfläche „Abo-Adresse" ist grau | Für diesen Link ist ein Passwort gesetzt |
| Der Link zeigt den Kalender nicht mehr | Widerrufen oder abgelaufen |
Kommen Sie damit nicht weiter, schreiben Sie an carsten@ck71.de.