Fünf Leute, ein Termin, und niemand weiss, wann alle können. Statt Kalender hin und her zu schicken, rechnet calendar.ck71 die freien Zeiten aus — Ihre und die der anderen — und zeigt, was übrig bleibt.
Diese Funktion gehört zu Pro Plus. Genauer gesagt: Wer anfragt und wer sucht, braucht sie. Wer nur zustimmt, braucht sie nicht — sonst müssten beide Seiten zahlen, damit eine suchen kann.
Was die anderen von Ihnen sehen
Verknüpfte Personen sehen, wann ein freigegebener Kalender belegt ist — nie womit. Keine Titel, keine Orte, keine Teilnehmer. Auch nicht, aus welchem Ihrer Kalender ein Zeitfenster stammt.
Das ist keine Absichtserklärung, sondern die Bauweise: Die Suche bekommt vom Server nur Anfang und Ende belegter Zeitfenster. Sie könnte gar nicht anzeigen, worum es geht — sie erfährt es nicht.
Zwei Freigaben, und beide sind nötig
Hier entstehen die meisten Rückfragen. Damit jemand Ihre belegten Zeiten sieht, müssen zwei Dinge zutreffen:
- Sie sind mit dieser Person verknüpft, und beide haben bestätigt
- Der betreffende Kalender ist freigegeben
Fehlt eines von beiden, erscheinen Sie als durchgehend frei. Das ist der häufigste Grund für ein Ergebnis, das zu gut aussieht.
Für Ihre eigene Belegung gilt die zweite Bedingung nicht: In Ihrer eigenen Suche zählen alle Ihre Kalender mit, auch nicht freigegebene. Sie erfahren dabei ja nichts, was Sie nicht schon wissen.
Schritt 1 — Sich verknüpfen
Menü → Verknüpfungen → Jemanden anfragen. E-Mail-Adresse eintragen, abschicken. Die andere Person bekommt eine Mail und muss bestätigen; bis dahin passiert nichts.
Sie sehen nicht, ob es zu einer Adresse überhaupt ein Konto gibt — die Bestätigung sieht immer gleich aus. Das ist Absicht: Sonst wäre das Formular ein Verzeichnis, in dem man Adressen durchprobieren kann.
Auf derselben Seite finden Sie danach:
- Wartet auf Ihre Antwort — eingehende Anfragen, mit Bestätigen und Ablehnen
- Verknüpft — bestehende Verknüpfungen, jederzeit mit Verknüpfung lösen beendbar
- Ihre offenen Anfragen — noch unbeantwortete, mit Zurückziehen
- Protokoll — wann was zugestimmt, abgelehnt oder gelöst wurde
Eine Verknüpfung zu lösen geht immer, auch ohne Pro Plus. Eine Zustimmung, die man nach einem Tarifwechsel nicht mehr zurücknehmen könnte, wäre keine.
Schritt 2 — Einen Kalender freigeben
Öffnen Sie den Kalender → Einstellungen → Häkchen bei Für gemeinsame Terminsuche verwenden.
Die Freigabe gilt je Kalender, nicht für Ihr Konto. Sie können also den Arbeitskalender freigeben und den privaten aussen vor lassen — dann zählen nur die Arbeitstermine als belegt.
Das Häkchen ist eine Einwilligung und wird protokolliert. Zurücknehmen können Sie es jederzeit an derselben Stelle; ab dann fliesst aus diesem Kalender nichts mehr.
Schritt 3 — Suchen
Menü → Gemeinsame Zeit finden.
Mit wem? — die verknüpften Personen anhaken. Höchstens vier auf einmal; Sie selbst zählen bereits mit, und ein Vorschlag, an dem Sie nicht können, wäre keiner.
Rahmen — vier Angaben:
| Feld | Auswahl | Vorbelegt |
|---|---|---|
| Zeitraum | 7, 14 oder 30 Tage | 14 Tage |
| Dauer | 30 Minuten bis 2 Stunden | 1 Stunde |
| Frühestens / Spätestens | Uhrzeit | 9:00 bis 17:00 |
| Nur Montag bis Freitag | an oder aus | an |
Weiter als 30 Tage geht nicht. Die Suche beginnt zur nächsten vollen Stunde, nicht rückwirkend.
Das Ergebnis steht nach Tagen gruppiert da, in Ihrer eigenen Zeitzone.
Schritt 4 — Einen Vorschlag übernehmen
Neben der Suche wählen Sie unter Termin anlegen in einen Kalender. Ein Klick auf eine gefundene Zeit öffnet dort den Termin-Dialog mit bereits eingetragenem Anfang und Ende — Sie ergänzen nur noch Titel und Ort.
Zur Auswahl stehen Kalender, in denen Sie Termine anlegen dürfen, also solche, in denen Sie Administrator oder Bearbeiter sind.
Wenn etwas klemmt
| Beobachtung | Wahrscheinliche Ursache |
|---|---|
| Es werden viel zu viele Zeiten angeboten | Die andere Person hat keinen Kalender freigegeben. Ohne Freigabe gilt sie als frei |
| Eine Person fehlt in der Auswahl | Die Verknüpfung ist noch nicht bestätigt — sie steht dann unter „Ihre offenen Anfragen" |
| Es lässt sich niemand weiter anhaken | Vier sind das Höchste, Sie selbst zählen mit |
| Gar keine gemeinsame Zeit gefunden | Rahmen weiter fassen: längerer Zeitraum, kürzere Dauer, früher oder später am Tag, oder das Häkchen bei Montag bis Freitag entfernen |
| „Mit mindestens einer der gewählten Personen besteht keine bestätigte Verknüpfung" | Sie wurde in der Zwischenzeit gelöst. Seite neu laden |
| Die Seite zeigt nur eine Erklärung | Die Funktion gehört zu Pro Plus |
| Bei „Termin anlegen in" steht nichts | Sie sind in keinem Kalender Administrator oder Bearbeiter |
Kommen Sie damit nicht weiter, schreiben Sie an carsten@ck71.de.